Erste Schritte mit dem Tarif Büro Pro
Nach Installation der Loesungsbox kann es losgehen! Hier beschreiben wir alle wichtigen notwendigen Schritte, um die Funktionen vollumfänglich nutzen zu können. Wenn man die Software nur schnell antesten möchte, kann man sich auf die Schritte beschränken, die einem wichtig sind.
1 - Zentrale Informationen zur eigenen Firma hinterlegen
Die Informationen zur eigenen Firma sowie Steuereinstellungen haben direkten Einfluss auf Deine Belegerstellung sowie Formulare. Die Einstellungen erfolgen über das Menü Administration --> Meine Firma. Dort gibt es mehrere Registerkarten die man selbsterklärend befüllen kann:
- Eigene Firmendaten und Logo erfassen
- Eigene Steuerdaten erfassen
- Eigene Bankdaten erfassen
- Globale Kunden- und Formulareinstellungen
Tipp: Möchte man sehen wie die getätigten Einstellungen auf einem Formular angedruckt werden, so kann man einen beliebigen Beleg z.B. Rechnung erstellen und dort die Formular-Vorschau mit dem Button Probe-PDF nutzen.
2 - Belegnummern konfigurieren
Hier kann man einstellen mit welcher individuellen Logik die Nummern Deiner Belege z.B. Angebote oder Rechnungen automatisch hochgezählt werden. Falls hierzu nichts festgelegt werden sollte, starten die jeweiligen Belegnummern mit 1 und zählen jahresunabhängig immer weiter hoch. Details findest Du unter Belegnummern konfigurieren.
3 - E-Mailversand einrichten
Dieser Schritt ist dann wichtig, wenn man von Anfang an die Belege aus der Loesungsbox per E-Mail automatisiert verwenden möchte.
- E-Mail SMTP Einstellungen (Voraussetzung für E-Mail Versand)
- E-Mail Signaturen Einstellungen
- E-Mail Vorlagen
4 - Ausgangs-Rechnungsexport für Steuerberater einrichten
Natürlich kannst Du Deine Ausgangsrechnungen manuell selektieren und aus der Loesungsbox exportieren. Wenn Du gleich am Anfang dieses Verfahren einrichtest, dann passiert dies automatisch. Dein Steuerberater bzw. Buchhalter kann auf eine Ordnerstruktur Deines Rechners (z.B. über ein Programm wie Datev Belegtransfer) zugreifen. Alternativ können Ausgangsrechnungen automatisch an E-Mail-Postfächer verteilt werden.
Rechnungsexport Steuerberater / Buchhaltung
5 - Mahnverfahren einrichten
Um den automatisierten Mahnversand nutzen zu können, musst Du nachfolgende Einstellungen in der Loesungsbox vornehmen:
6 - Datenbanksicherungen automatisieren
Sichere Deine Geschäftsdaten über regelmäßige Datenbank Backups Deiner Loesungsbox. Schütze Dich vor einem kaputten Rechner und schmerzhaften Datenverlust. Innerhalb weniger Minuten umsetzbar:
7 - Durchstarten und effektiv arbeiten
Nun kann es schon richtig losgehen. Am Besten in dieser Reihenfolge:
- Kontakte anlegen
- Artikel anlegen
- Angebotsvorlagen erstellen oder direkt Angebote schreiben
- Rechnungsvorlagen erstellen oder direkt Rechnungen fakturieren
- ...
Selbstverständlich können auch direkt Angebote, Rechnungen oder andere Belegarten erstellt werden ohne, dass man Kunden- und Artikelstammdaten oder Belegvorlagen anlegt. Man muss dann halt alles händisch eintippen.
Unser Tipp:
- Konzentriere Dich im ersten Schritt auf die wichtigsten Funktionen
- Automatisiere über Belegvorlagen, E-Mail-Versand sowie gut gewählte Stammdaten und Platzhalter so viel wie möglich. Du wirst in der täglichen Arbeit schnell feststellen, dass Du Dir an vielen Stellen ne Menge an Zeit sparst.