Ab 2025 kommt eine wichtige Neuerung auf Dich als Selbstständigen oder Kleinunternehmer zu: Du bist verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Diese Vorschrift zielt darauf ab, den Rechnungsversand zu digitalisieren und zu standardisieren. Besonders relevant wird dabei das Format der XRechnung, welches für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern zwingend vorgeschrieben ist. In diesem Artikel erfährst Du, was es mit der XRechnung auf sich hat, warum sie für Dich so wichtig ist und wie Du diese korrekt erstellst. Außerdem schauen wir uns an, wie die Übergangsphase bis 2026 aussieht und was das ZUGFeRD-Format dabei für eine Rolle spielt.

Die XRechnung ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), das besonders auf die Anforderungen von öffentlichen Auftraggebern zugeschnitten ist. Seit dem 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Institutionen, wie zum Beispiel Behörden, in Deutschland als XRechnung übermittelt werden.

Die XRechnung ist nicht einfach eine digitale PDF-Datei, wie Du sie vielleicht bisher genutzt hast. Stattdessen basiert sie auf einem XML-Datenformat. Das bedeutet, dass alle relevanten Daten wie Rechnungsbetrag, Datum, Rechnungsempfänger usw. maschinenlesbar strukturiert sind. Dadurch kann die Rechnung in den IT-Systemen der Behörden und anderer öffentlicher Auftraggeber automatisch weiterverarbeitet werden.

Wenn Du als Selbstständiger oder Kleinunternehmer mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest, kommst Du an der XRechnung nicht vorbei. Seit der Einführung des E-Rechnungsformats ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Rechnungen an öffentliche Stellen in elektronischer Form und im XRechnung-Format übermittelt werden.

Das bedeutet konkret: Wenn Du eine Rechnung an eine Behörde oder eine öffentliche Einrichtung stellst, musst Du diese ab 2025 zwingend als XRechnung einreichen. Nicht nur die korrekte Formatierung ist wichtig, sondern auch die Übermittlung über das passende elektronische Verfahren. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann dazu führen, dass Deine Rechnung nicht akzeptiert wird und Du dadurch möglicherweise auf die Begleichung Deiner Forderung warten musst.

Während die XRechnung das Standardformat für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern darstellt, wird das ZUGFeRD-Format in anderen Kontexten genutzt und bietet einige Vorteile. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es kombiniert das maschinenlesbare XML-Format mit einer visuellen PDF-Darstellung. So kannst Du eine ZUGFeRD-Rechnung auch als PDF anzeigen und ausdrucken, während gleichzeitig eine strukturierte XML-Datei eingebettet ist, die maschinell verarbeitet werden kann.

Besonders in der Übergangszeit bis 2026 wird das ZUGFeRD-Format neben der XRechnung weiter an Bedeutung gewinnen, bevor es langfristig das bevorzugte Format werden könnte. Im Unterschied zur XRechnung wird ZUGFeRD vor allem in der freien Wirtschaft zwischen Unternehmen verwendet und ist nicht ausschließlich auf den öffentlichen Sektor beschränkt. Es bietet Dir die Flexibilität, je nach Anforderung entweder eine maschinenlesbare XML-Datei oder eine visuell ansprechende PDF-Rechnung zu nutzen.

Es ist ratsam, beide Formate zu beherrschen, da das ZUGFeRD-Format in der Zukunft als Standard erwartet wird, während Du in bestimmten Fällen weiterhin XRechnungen schreiben musst.

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt stufenweise. Ab 2025 wird die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für alle Selbstständigen und Kleinunternehmer eingeführt. In dieser Phase darfst Du sowohl die XRechnung als auch ZUGFeRD verwenden, je nach den Anforderungen Deines Auftraggebers. Das Ziel ist, den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten und genügend Zeit für die Anpassung zu bieten.

Bis 2026 soll dann die vollständige Umstellung abgeschlossen sein. Zu diesem Zeitpunkt könnte ZUGFeRD zum primären Format werden, insbesondere für die Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Für den öffentlichen Sektor jedoch bleibt die XRechnung weiterhin von zentraler Bedeutung.

Die Umstellung auf die XRechnung bringt einige klare Vorteile mit sich, die auch Dir als Selbstständigem oder Kleinunternehmer zugutekommen:

1. Automatisierte Verarbeitung: Die strukturierte Datenaufbereitung ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern, die Rechnung ohne manuelle Eingriffe direkt in ihren Systemen weiterzuverarbeiten.
2. Schnellere Zahlung: Da die Rechnungen schneller verarbeitet werden können, erhältst Du in der Regel auch schneller Dein Geld.
3. Zukunftssicher: Die Umstellung auf E-Rechnungen ist ein Teil der Digitalisierung im Rechnungswesen. Mit der XRechnung bist Du auf der sicheren Seite, wenn es um gesetzliche Anforderungen und die Zusammenarbeit mit Behörden geht.
4. Papierlos und umweltfreundlich: Der Verzicht auf Papierrechnungen spart Ressourcen und schont die Umwelt. Gleichzeitig sparst Du Dir Druckkosten und Versandaufwand.

Die XRechnung erstellst Du nicht einfach in einer gewöhnlichen Textverarbeitungssoftware wie Word oder Excel. Stattdessen gibt es spezialisierte Softwarelösungen, die das XRechnung-Format unterstützen. Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du vorgehst:

1. Passende Software wählen: Viele Buchhaltungsprogramme und Rechnungssoftware unterstützen inzwischen die Erstellung von XRechnungen. Achte darauf, dass das Programm auch die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber erfüllt.
2. Relevante Daten angeben: Zu den Pflichtangaben in einer XRechnung gehören unter anderem:
   • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers
   • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
   • Rechnungsnummer und -datum
   • Zahlungsbedingungen
   • Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
   • Gesamtbetrag und Steuerbeträge
3. Prüfen und Übermitteln: Bevor Du die Rechnung verschickst, prüfe, ob alle Pflichtangaben enthalten und korrekt sind. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel, dass Du die Rechnung über eine spezielle Plattform (wie den PEPPOL-Standard oder das ZRE-Portal) einreichst.

Ab 2025 wird die XRechnung für Selbstständige und Kleinunternehmer unverzichtbar – insbesondere in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern. Bereite Dich jetzt schon auf die Umstellung vor, indem Du Dich mit den passenden Softwarelösungen vertraut machst und die relevanten Standards lernst.

Die Übergangsphase bis 2026 bietet Dir die Möglichkeit, Dich sowohl mit XRechnung als auch ZUGFeRD vertraut zu machen. Langfristig wirst Du von der Digitalisierung profitieren: schnellerer Rechnungsversand, automatisierte Verarbeitung und weniger Papierkram. Stell sicher, dass Du diese Chancen optimal nutzt und den Umstieg rechtzeitig und erfolgreich meisterst.