Ab 2025 tritt eine neue Ära für Selbstständige und Kleinunternehmer an, denn die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird eingeführt. Das ZUGFeRD-Format wird dabei zur führenden Technologie für E-Rechnungen. In diesem Artikel erläutern wir Dir alle wichtigen Fakten rund um ZUGFeRD.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich dabei um ein hybrides E-Rechnungsformat, das sowohl strukturiert maschinenlesbare als auch für Menschen lesbare Inhalte enthält.

Das bedeutet konkret, dass du mit einer ZUGFeRD-Rechnung zwei Fliegen mit einer Klappe schlägst: Einerseits enthält sie alle nötigen Daten, die von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden können, andererseits kannst du die Rechnung wie eine gewöhnliche PDF-Datei betrachten.

Für dich als Selbstständigen oder Kleinunternehmer bringt das ZUGFeRD-Format viele Vorteile:

1. Kombination von PDF und XML: ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz kombiniert. Das PDF ist wie gewohnt für Menschen lesbar, während die XML-Daten alle Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form enthalten. Damit bist du sowohl für deine Geschäftspartner als auch für die Finanzverwaltung optimal aufgestellt.

2. Breite Akzeptanz: ZUGFeRD wird sowohl in Deutschland als auch international unterstützt. Gerade im europäischen Kontext wird es oft genutzt, was dir den grenzüberschreitenden Handel erleichtert. Du musst dich nicht mehr auf unterschiedliche Formate in verschiedenen Ländern einstellen.

3. Einfache Integration: Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen brauchst du keine komplett neue Software. Viele gängige Buchhaltungsprogramme haben bereits Schnittstellen, die das Format unterstützen. Es reicht in der Regel, ein Update durchzuführen oder ein Plugin zu nutzen, um deine Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen.

4. Effiziente Buchhaltung: Da die Daten maschinenlesbar sind, können sie automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen erfasst und weiterverarbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote, die beim manuellen Abtippen von Rechnungen entstehen kann.

5. Konformität mit gesetzlichen Vorgaben: Du bist verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Mit ZUGFeRD erfüllst du alle gesetzlichen Anforderungen und bist auf der sicheren Seite, auch was zukünftige Änderungen betrifft.

Vielleicht hast du schon von der XRechnung gehört, die bislang eine zentrale Rolle im deutschen Rechnungswesen gespielt hat. Doch wie unterscheidet sich ZUGFeRD von XRechnung?

• XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format, das ausschließlich XML-Daten enthält. Es eignet sich hauptsächlich für den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Menschen können eine XRechnung ohne spezielles Programm nicht lesen.

• ZUGFeRD dagegen kombiniert ein menschenlesbares PDF mit einem XML-Datensatz. Für dich als Kleinunternehmer oder Selbstständigen, der Rechnungen an verschiedene Geschäftspartner verschickt, ist ZUGFeRD daher viel praktischer, weil es sowohl von Menschen als auch von Maschinen genutzt werden kann.

In der Übergangszeit bis 2026 werden beide Formate parallel existieren. Doch langfristig ist damit zu rechnen, dass ZUGFeRD die XRechnung weitgehend verdrängen wird, da es flexibler und für die meisten Unternehmen und Selbstständigen einfacher zu handhaben ist.

Das ZUGFeRD-Format wird in verschiedenen Profilen angeboten, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen:

1. ZUGFeRD Basic: Dieses Profil enthält die grundlegenden Informationen, die für eine einfache Rechnung benötigt werden. Es eignet sich besonders für Kleinunternehmer, die keinen besonders komplexen Rechnungsverkehr haben.

2. ZUGFeRD Comfort: Hier sind zusätzliche Datenfelder enthalten, die eine detailliertere Rechnungslegung ermöglichen. Es ist für Unternehmen gedacht, die umfassendere Rechnungsinformationen austauschen müssen.

3. ZUGFeRD Extended: Dieses Profil ist besonders umfangreich und enthält sämtliche Datenfelder, die für komplexe Geschäftsprozesse notwendig sind, etwa im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe.

Welche Version für dich die richtige ist, hängt von deinem Geschäftsmodell ab. Die allermeisten Kleinunternehmer und Selbstständige werden mit dem Basic-Profil auskommen.

Wenn du bisher noch keine E-Rechnungen ausstellst, solltest du möglichst bald mit der Umstellung beginnen. Hier ein paar Schritte, die dir dabei helfen:

1. Prüfe deine Software: Schau nach, ob dein aktuelles Buchhaltungsprogramm das ZUGFeRD-Format unterstützt. In den meisten Fällen genügt ein Update oder ein Zusatzmodul, um ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen.

2. Informiere dich über die gesetzlichen Vorgaben: Ab 2025 ist die E-Rechnung Pflicht, aber es gibt spezifische Anforderungen, die je nach Branche oder Geschäftspartner variieren können. Achte darauf, dass deine Rechnungen den rechtlichen Standards entsprechen.

3. Schule deine Mitarbeiter (falls nötig): Wenn du ein kleines Team hast, sorge dafür, dass alle mit dem neuen Format vertraut sind. Es ist wichtig, dass Rechnungen korrekt erstellt und verarbeitet werden, um spätere Probleme mit Kunden oder dem Finanzamt zu vermeiden.

4. Teste die Umstellung frühzeitig: Probiere ZUGFeRD aus, bevor die Umstellung verbindlich wird. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alles reibungslos läuft und du nicht unter Druck gerätst, wenn die Fristen näher rücken.

Die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 wird Deine Rechnungserstellung grundlegend verändern, aber mit dem ZUGFeRD-Format bist du gut aufgestellt. Es bietet eine flexible, leicht zu implementierende Lösung, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen Deines Geschäfts gerecht wird.

Die Umstellung mag im ersten Moment etwas Aufwand bedeuten, aber die Vorteile, vor allem in Bezug auf Automatisierung und Effizienz, werden sich schnell auszahlen. Stelle sicher, dass du frühzeitig startest und dich mit den Details vertraut machst, damit du 2025 problemlos durchstarten kannst.

YES WE CAN ZUGFeRD bereits ab 01.01.2025!

• Für Dich als Anwender ändert sich nichts in der Art und Weise wie Du Rechnungen erstellst.
• Für Deine Kunden ändert sich nichts, denn Du erzeugst weiterhin PDF-Rechnungen mit Deinem Layout so wie Du es haben möchtest und Deine Kunden es gewöhnt sind.
• ... Zusätzlich haben Deine PDF-Rechnungen das strukturierte ZUGFeRD Format "im Bauch", so dass das Finanzamt in der Lage ist, Deine PDF-E-Rechnungen automatisiert in ihre Systeme zu einzulesen.

Die neuen Funktionen zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen sind bereits in unserem GoBD Standard Basistarif integriert. Unsere Preise erhöhen sich dabei nicht. Uns ist weiterhin wichtig, dass Selbstständige und Kleinunternehmer einfach und günstig die gesetzlichen Vorgaben beim Rechnungen erstellen einhalten können!