Hier erhältst Du gratis Rechnungsvorlagen zum Sofort Download ohne Anmeldung. Als Varianten bieten wir Microsoft Word- sowie PDF Vorlagen für Rechnungen mit Mehrwertsteuer, Kleinunternehmerregelung ohne Mehrwertsteuer sowie Kleinstbetragsrechnungen.

Unsere Vorlagen enthalten bereits alle nötigen gesetzlichen Pflichtangaben. Damit Deine Rechnungen rechtssicher sind, müssen sie korrekt aufgebaut sein. Neben einer ansprechenden Gestaltung, sollten sie vor allem alle wichtigen Informationen enthalten. Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 UStG):

• Dein vollständiger Name inkl. Adresse
• Name und Adresse des Kunden
• Deine Steuernummer (i.d.R. die der Einkommenssteuer) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Zeitraum der Leistungserbringung
• Beschreibung der erbrachten Leistung und der Kosten
• Netto-, Brutto- und Gesamtbetrag

Ob Du Umsatzsteuer abführen musst, hängt von der Höhe Deines Umsatzes und der Art des Geschäfts ab.

Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtig sind, müssen die Umsatzsteuer (USt) in ihren Rechnungen ausweisen. Die Umsatzsteuer ist in unseren Vorlagen bereits neben den nötigen Pflichtangaben enthalten.

Kleinunternehmer, Freelancer, und ähnliche Selbstständige, die durch die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) von der Umsatzsteuer befreit sind, weisen in ihren Rechnungen keinen Umsatzsteuersatz und -betrag aus. Notwendig ist ein Hinweis, dass eine USt-Befreiung vorliegt. Dieser ist in der Vorlage zum Fall Rechnung schreiben ohne USt bereits enthalten.

Bei sogenannten Kleinstbeträgen bis 250 € können Unternehmer bei ihrer Rechnung auf bestimmte Angaben verzichten. Achte auf die folgenden Punkte beim Erstellen einer Kleinbetragsrechnung:

• Name und Anschrift des Rechnungsschreibenden und dem Rechnungsempfänger sowie das Rechnungsdatum müssen auf der Rechnung zu finden sein.
• Das Liefer- bzw. Leistungsdatum entfällt. Die Rechnungsvorlage ist daran angepasst.
• Der Rechnungsbetrag muss nicht ausführlich aufgesplittet sein. Wichtig ist, dass der korrekte Nettobetrag angegeben wird.
• Info: Bei Kleinbetragsrechnungen in das EU-Ausland gelten andere Regelungen. Diese Regelungen sind in den Mustern nicht enthalten

Wenn Du Rechnungen erstellen möchtest, sind unsere Rechnungsmuster zwar praktisch, noch praktischer ist es aber, eine professionelle Rechnungssoftware zu nutzen:

• Schnelle und einfache Rechnungserstellung
• Vermeidung von Fehlern bei der Abrechnung
• Vermeidung Rechnungsstellung an Deine Kunden zu vergessen
• Direkter Rechnungsversand per E-Mail
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Kunden- und Umsatzübersichten auf Knopfdruck

Was viele immer noch nicht wissen: Bereits seit 2017 bis Du als Selbstständiger oder Kleinunternehmer verpflichtet, GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) konforme Rechnungen zu erstellen. Was dies genau bedeutet, kannst Du hier erfahren.

Word und Excel sind somit rechtlich unzulässige Werkzeuge zur Rechnungserstellung. Du benötigst eine GoBD konforme Rechnungssoftware, wenn Du mit dem Finanzamt sowie Steuerprüfern rückwirkend kein Problem bekommen möchtest.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für den B2B-Bereich die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Das bedeutet, dass Du Rechnungen nicht mehr einfach als PDF oder in Papierform versenden darfst. Stattdessen müssen sie in einem standardisierten Format (ZUGFeRD) erstellt und verschickt werden.

Mehr Infos zum im B2B Bereich wichtigem ZUGFeRD Format findest Du hier.

Weiterführende Artikel allgemein zu E-Rechnungen findest Du hier.