Dieser Artikel gibt dir einen kurzen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Rechnungserstellung für Grafikdesigner.

Egal, ob Du als Freelancer arbeitest oder eine eigene Agentur führst – von Dir wird erwartet, dass Du die Visionen und Botschaften Deiner Kunden kreativ umsetzt. Dazu gehört nicht nur das Beherrschen verschiedenster Techniken, sondern auch ein sicherer Umgang mit Fachbegriffen wie Typografie, Farblehre oder Stockfotos.

Doch Dein Job besteht nicht nur aus kreativen Aufgaben. Auch das Rechnungswesen gehört zu Deinem Arbeitsalltag. Damit Du hier keine Fehler machst, solltest Du einige grundlegende Dinge in der Rechnungsstellung beachten.

Was viele immer noch nicht wissen: Bereits seit 2017 bis Du als Grafikdesigner verpflichtet, GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) konforme Rechnungen zu erstellen. Was dies genau bedeutet, kannst Du hier erfahren.

Word und Excel sind somit rechtlich unzulässige Werkzeuge zur Rechnungserstellung. Du benötigst eine GoBD konforme Rechnungssoftware, wenn Du mit dem Finanzamt sowie Steuerprüfern rückwirkend kein Problem bekommen möchtest.

Oft wirst Du als Grafikdesigner vom Finanzamt der Gruppe der freien Berufe zugeordnet. Das bedeutet, dass Deine Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten müssen.

Damit Deine Rechnung rechtlich anerkannt wird, müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Deine vollständigen Kontaktdaten als Dienstleister
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Deine Steuernummer
• Rechnungsdatum
• Eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung inklusive Menge und Art
• Datum der Leistungserbringung
• Einzelpreise und Gesamtsumme
• Der angewandte Mehrwertsteuersatz
• Zahlungsfrist
• Falls Du die Kleinunternehmerregelung nutzt, ein entsprechender Hinweis

Kontrolliere Deine Rechnung sorgfältig, um Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für den B2B-Bereich die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Das bedeutet, dass Du Rechnungen nicht mehr einfach als PDF oder in Papierform versenden darfst. Stattdessen müssen sie in einem standardisierten Format (ZUGFeRD) erstellt und verschickt werden.

Mehr Infos zum für Grafikdesigner im B2B Bereich wichtigem ZUGFeRD Format findest Du hier.

Weiterführende Artikel allgemein zu E-Rechnungen findest Du hier.

Neben dem postalischen Versand kannst Du Rechnungen auch digital übermitteln. Hierbei solltest Du darauf achten, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden – insbesondere hinsichtlich der Archivierung und Aufbewahrungspflichten.

Ein einfacher Weg, um Fehler zu vermeiden, ist die Nutzung eines Rechnungsprogramms, das automatisch alle wichtigen Punkte berücksichtigt.

Nicht nur die Inhalte Deiner Rechnung sind wichtig, sondern auch die fristgerechte Erstellung. Damit Du Dein Honorar sicher erhältst, musst Du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach erbrachter Leistung stellen. Eine fristgerechte Rechnungsstellung ist zudem die Grundlage für eventuelle Mahnungen oder Zahlungserinnerungen.

Wenn Du nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, musst Du in Deinen Rechnungen Mehrwertsteuer ausweisen. Der reguläre Satz beträgt 19 %, in bestimmten Fällen – zum Beispiel bei der Lizenzierung von Urheberrechten – gilt jedoch der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Es lohnt sich also, sich genau mit den steuerlichen Vorgaben auseinanderzusetzen.

Mit einer GoBD konformen Rechnungssoftware erfüllst Du nicht nur gesetzliche Vorgaben, Du kannst auch Deinen Verwaltungsaufwand erheblich optimieren z.B.: 

• Schnelle und einfache Rechnungserstellung
• Vermeidung von Fehlern bei der Abrechnung
• Vermeidung Rechnungsstellung an Deine Kunden zu vergessen
• Direkter Rechnungsversand per E-Mail
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Kunden- und Umsatzübersichten auf Knopfdruck

Beim Schreiben von Rechnungen als Grafikdesigner gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Neben den Pflichtangaben solltest Du darauf achten, ob für Deine Leistungen der reguläre oder der ermäßigte Mehrwertsteuersatz gilt. Besonders mit der Einführung der E-Rechnungspflicht solltest Du Dich rechtzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen, um reibungslos weiterarbeiten zu können. 

Löse Dich umgehend von Word und Excel, denn mit diesen Werkzeugen wirst Du als Grafikdesigner mit dem Finanzamt sehr große Probleme bekommen, weil diese nicht GoBD konform sind!