Private Vermietung von Ferienhaus / Ferienwohnung: So erstellst Du korrekte Rechnungen

Achtung! Jeder, der Geschäfte tätigt, muss Rechnungen schreiben. Auch private Vermieter von Ferienimmobilien! Dieser Artikel gibt dir einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte der Rechnungserstellung für Ferienimmobilien.

Egal ob privat oder gewerblich: Bereits seit 2017 bist Du als Vermieter von Ferienimmobilien verpflichtet, GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) konforme Rechnungen zu erstellen. Was dies genau bedeutet, kannst Du hier erfahren.

Word und Excel sind somit rechtlich unzulässige Werkzeuge zur Rechnungserstellung. Du benötigst eine GoBD konforme Rechnungssoftware, wenn Du mit dem Finanzamt sowie Steuerprüfern rückwirkend kein Problem bekommen möchtest.

Damit Deine Rechnungen rechtssicher sind, müssen sie korrekt aufgebaut sein. Neben einer ansprechenden Gestaltung, sollten sie vor allem alle wichtigen Informationen enthalten. Diese Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 UStG):

• Dein vollständiger Name inkl. Adresse als Vermieter
• Name und Adresse des Gastes
• Deine Steuernummer (i.d.R. die der Einkommenssteuer) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Zeitraum der Leistungserbringung (Mietdauer)
• Beschreibung der erbrachten Leistung und der Kosten (inkl. Zusatzleistungen z.B. Bettwäsche oder Kurtaxe)
• Netto-, Brutto- und Gesamtbetrag

Ob Du Umsatzsteuer abführen musst, hängt von der Höhe Deines Umsatzes und der Art der Vermietung ab.

Falls Du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt (wenn Dein Umsatz für die Vermietung unter 25.000 Euro pro Jahr liegt), brauchst Du auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Allerdings ist ein entsprechender Hinweis Pflicht, zum Beispiel:

„Gemäß § 19 Abs. 1 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung).“

Neben den Pflichtangaben kannst Du weitere Informationen hinzufügen, um Deine Professionalität zu unterstreichen:

• Zahlungsziel (z. B. „Bitte begleichen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen.“)
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) 

Ein Zahlungsziel ist besonders wichtig, da Dein Gast nach Fristablauf automatisch in Verzug gerät und Du rechtlich schneller reagieren kannst.

Für Beträge bis 250 Euro brutto kannst Du eine vereinfachte Rechnung ausstellen. Diese muss lediglich enthalten:

• Deinen Namen und deine Anschrift
• Datum der Rechnung
• Leistungsbeschreibung
• Entgeltbetrag
• Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Vermeide diese typischen Fehler, um Probleme mit dem Finanzamt zu verhindern:

• Fehlende Pflichtangaben (z. B. Rechnungsdatum)
• Doppelte Rechnungsnummern
• Schreibfehler in der Kundenanschrift
• Falsche Berechnung von Mietpreis und Steuerbetrag
• Fehlerhafte Umsatzsteuerangaben
• Fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Falls dir ein Fehler unterläuft, musst Du eine Korrekturrechnung ausstellen, um ihn zu berichtigen.

Mit einer GoBD konformen Rechnungssoftware erfüllst Du nicht nur gesetzliche Vorgaben, Du kannst auch Deinen Verwaltungsaufwand erheblich optimieren z.B.:

• Schnelle und einfache Rechnungserstellung
• Vermeidung von Fehlern bei der Abrechnung
• Rechnungen nicht vergessen zu schreiben (Anzahlung, Restzahlung etc.)
• Direkter Rechnungsversand per E-Mail
• Automatische Zahlungserinnerungen
• Gäste- und Umsatzübersichten auf Knopfdruck

Viele Online-Vermietportale bieten den Vermietern die Möglichkeit, Rechnungen für ihre Gäste erstellen zu können. Aus folgenden Gründen ist allerdings davon abzuraten diesen Service zu nutzen:

• Einhaltung gesetzeskonformer Anforderungen nach deutschem Recht ist nicht gewährleistet
• Die Nutzung verschiedener Marketingkanäle z.B. Booking.com, Ferienhausmiete, eigene Homepage etc. führt dazu, dass verschiedene Rechnungen auf verschiedenen Plattformen erstellt werden (Verlust des Überblicks Deiner Rechnungen)
• Die Funktionen sind i.d.R. nicht ausreichend, so dass Du nicht so flexibel abrechnen kannst wie Du es willst
• Eigentlich fährst Du ja die Strategie wiederkehrende Gäste direkt zu bedienen um die Vermittlungsgebühren sparen zu können

Eine korrekte und gesetzeskonforme Rechnung ist auch für private Vermieter von Ferienhäusern und Ferienwohnungen essenziell. Achte auf alle Pflichtangaben und prüfe, ob Du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst.

Löse Dich umgehend von Word und Excel, denn mit diesen Werkzeugen wirst Du mit dem Finanzamt sehr große Probleme bekommen!