Ab dem 1. Januar 2025 ändert sich für Selbstständige und Kleinunternehmer in Deutschland einiges in Bezug auf die Rechnungsstellung und -bearbeitung: Du bist verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du wissen musst, um E-Rechnungen ab 2025 problemlos zu empfangen.

Bevor Du Dich mit dem Empfangen von E-Rechnungen beschäftigst, solltest Du verstehen, was eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) eigentlich ist. Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail als PDF geschickt wird. Sie muss einem bestimmten strukturierten Format folgen, sodass sie von elektronischen Systemen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann.

In Deutschland gibt es dafür vor allem das Format XRechnung sowie das europäische Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Beide Formate basieren auf XML-Datenstrukturen. Das bedeutet, dass die Inhalte der Rechnung – wie Rechnungsnummer, Betrag oder Mehrwertsteuer – maschinenlesbar sind und nicht manuell eingegeben werden müssen.

Ab dem 01.01.2025 musst auch Du als Selbstständiger oder Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das betrifft alle, die als Unternehmer Leistungen erbringen und für ihre Geschäftstätigkeit Rechnungen ausstellen oder empfangen. Besonders wichtig ist diese Regelung für diejenigen, die mit öffentlichen Auftraggebern oder anderen Unternehmen zusammenarbeiten, denn diese werden verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.

Aktuell wird ein Riesenhype zelebriert, dass ab 01.01.2025 Selbstständige und Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen müssen. Doch lass Dich nicht verunsichern, Du brauchst hierzu keine eigene Software, die viel Geld kostet.

Um E-Rechnungen empfangen zu können benötigst Du lediglich:

• Einen Rechner
• Internetzugang
• Eine E-Mailadresse

Das ZUGFeRD Format ist eine PDF-Datei, die im Bauch eine XML-Struktur beinhaltet, welche das Finanzamt beim Einspielen der Rechnungsdaten automatisiert unterstützt.

Die XRechnung ist bisher nur von Seiten der Behörden im Einsatz, sprich wenn Du eine Ausgangsrechnung stellst, dann soll diese das XRechnungs-Format beinhalten. In der Praxis wird Dir niemand dieses Format als Eingangsrechnung zur Verfügung stellen. Außerdem werden XRechnungen mittelfristig durch das ZUGFeRD abgelöst.

An der Verarbeitung / Archivierung Deiner Eingangsrechnungen, egal ob Du Sie selbst oder Dein Steuerberater verbucht, wird sich also nichts verändern.

Solltest Du im Einzelfall aber doch E-Rechnungen im großen Stil selbst verarbeiten wollen oder müssen, dann kann dies Dein Steuerberater für Dich übernehmen. Falls Du diese Tätigkeit nicht ausgelagert hast, benötigst Du selbst eine spezielle Software, welche E-Rechnungs-Massendaten automatisiert verarbeiten kann.

Empfangen kannst Du ja bereits elektronisch ohne eine Software zu benötigen. Mit dem Büro Pro Tarif der Loesungsbox erhältst Du ein Eingangsrechnungsarchiv. Dort kannst Du alle Arten von Eingangsrechnungen revisionssicher hinterlegen.

• Für Dich als Anwender ändert sich nichts in der Art und Weise wie Du Rechnungen erstellst.
• Für Deine Kunden ändert sich nichts, denn Du erzeugst weiterhin PDF-Rechnungen mit Deinem Layout so wie Du es haben möchtest und Deine Kunden es gewöhnt sind.
• ... Zusätzlich haben Deine PDF-Rechnungen das strukturierte ZUGFeRD Format "im Bauch", so dass das Finanzamt in der Lage ist, Deine PDF-E-Rechnungen automatisiert in ihre Systeme zu einzulesen.

Die neuen Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind bereits in unserem GoBD Standard Basistarif integriert. Unsere Preise erhöhen sich dabei nicht. Uns ist weiterhin wichtig, dass Selbstständige und Kleinunternehmer einfach und günstig die gesetzlichen Vorgaben beim Rechnungen erstellen einhalten können!