E-Rechnungen ZUGFeRD

Ab der Version 46 heben wir unsere Loesungsbox auf den neuen Standard der ZUGFeRD E-Rechnungen.

Auf dieser Seite werden die Funktionen für die Erstellung von ZUGFeRD E-Rechnungen in der Loesungsbox beschrieben.

Inhalt:

• Prüfung welche Loesungsbox Version aktuell verwendet wird
• Allgemeine Hinweise
• Warum werden E-Rechungen nur für Firmenkunden erzeugt?
• ZUGFeRD E-Rechnungen erstellen
• E-Rechnungen öffnen / XML-Struktur ansehen
• Validierung / Prüfung von ZUGFeRD E-Rechnungen
• Trace der ZUGFeRD E-Rechnungen zur Optimierung von E-Rechnungen abspeichern und an Loesungsbox Support übermitteln
• ZUGFeRD E-Rechnungen erneut erzeugen
• Umgang mit Fehlern bei der Erstellung von ZUGFeRD E-Rechnungen zu fakturierten Rechnungsvorgängen
• ZUGFeRD Rechnungen erneut / erstmalig erzeugen

Um zu prüfen ob man die Version 46 oder eine höhere Version der Loesungsbox verwendet, klickt man im oberen Menü auf Administration und System-Informationen.

Im oberen Bereich wird die Version der Loesungsbox angezeigt, die aktuell auf dem eigenen Rechner verwendet wird.

• Welches ZUGFeRD Format? Beim Erstellen von E-Rechnungen verwendet die Loesungsbox das ZUGFeRD 2.x EN_16931. Damit erzeugt die Loesungsbox E-Rechnungen gemäß rechtlicher Vorgaben ab 01.01.2025.
• Wann werden E-Rechnungen erzeugt und wo werden sie abgelegt? Die Loesungsbox erzeugt ausschließlich bei der Fakturierung von B2B-Rechnungen (Firmenkunden) automatisch die durch ZUGFeRD vorgegebene XML-Struktur und legt diese als eigene Datei (XML-Dateianhang) in der PDF-Rechnungsdatei ab (Loesungsbox Archiv).
• Bei Rechnungen an Privatpersonen (Personenkunden) oder diverse Rechnungen ohne Kundenstammsatz (nur Eingabe der Adresse) werden keine E-Rechnungen erzeugt.

Aus folgenden Gründen werden in der Loesungsbox für Privatpersonen sowie diversen Adressrechnungen keine E-Rechnungen erzeugt:

• Die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung gelten nur für B2B
• Die Erstellung von B2B Rechnungen unterliegen härtere Vorgaben und Prüfungen, damit die getätigten Eingaben der Anwender das ZUGFeRD Format korrekt bedienen können
• Härtere Vorgaben und Prüfungen bedeuten immer weniger Komfort und eingeschränkte Dateneingabemöglichkeiten für den Anwender
• Wir verfolgen das Prinzip, eine maximal einfache Software bereitzustellen. Daher wollen wir maximalen Anwender-Komfort auch weiterhin dort anbieten, wo E-Rechnungen nicht zum Einsatz kommen

Dies funktioniert wie die Erstellung einer normalen PDF-Rechnung siehe Rechnungen erstellen. Nur eben muss ein Firmenkontakt als Kunde ausgewählt werden. Bei B2B Rechnungen gelten außerdem strengere Regeln bei der Eingabe von Informationen in der Rechnungsmaske, welche über Prüfungen abgefragt bzw. als Problemhinweise gemeldet werden, sobald einer der Buttons Probe-PDF erzeugen oder Rechnung fakturieren geklickt wird.

So ist beispielsweise der Zeitraum Lieferung  / Leistung kein Freitextfeld mehr, welches optional befüllt werden kann, sondern beinhaltet nun 2 Datumsfelder, die zwingend zu befüllen sind (mindestens das Von Datum).

Weitere wichtige Informationen der eigenen Firma / Selbstständigkeit, die für eine erfolgreiche Erzeugung der E-Rechnung im ZUGFeRD Format hinterlegt werden müssen sind z.B.:

• Vollständige postalische Adresse
• Umsatzsteuer-ID
• Steuernummer
• Hausbank IBAN
• etc.

Eine E-Rechnung kann außerdem nur erzeugt werden, wenn die Umsatzsteuer-ID des Kunden eingetragen wird.

Hinweis zu den Umsatzsteuer-ID's (die Eigene sowie die des Kunden): Es gibt zahlreiche Fallbeispiele in denen keine Umsatzsteuer-ID vorliegt. Es ist aktuell (Stand: Januar 2025) nicht bekannt wie man datentechnisch damit umgehen soll. Pragmatisch könnte man bei einer nicht vorliegenden Umsatzsteuer-ID z.B. "befreit" eingeben. Damit würde die Rechnung (inkl. E-Rechnung Struktur) in der Loesungsbox erfolgreich fakturiert und auotmatisch weiterverarbeitet werden können. Allerdings würde das System bei der Weiterverarbeitung wahrscheinlich einen Fehler werfen, denn "befreit" wäre keine gültige Umsatzsteuer-ID. Ein Widerspruch in sich, den wir erst lösen können, wenn an den Vorgaben zu E-Rechnungsstandard weiter optimiert wird.

Die Loesungsbox prüft also bei der Rechnungserzeugung (oder Probe-PDF) die Datenqualität ab und würde somit eine E-Rechnungserzeugung vermeiden, wenn wichtige Daten nicht vollständig eingegeben wurden. Hinweis: Eine inhaltliche Validierung der Daten durch die Loesungsbox findet nicht statt z.B. Prüfung Existenz einer angegebenen IBAN etc.

Fazit: Nach erfolgreicher Fakturierung einer Rechnung für einen Firmenkunden (B2B), ist auch die ZUGFeRD E-Rechnung automatisch mit erstellt worden.

Das Öffnen / Ansehen von Rechnungen funktioniert weiterhin über einen PDF Reader, da sich das zugrundeliegende PDF-Dateiformat nicht ändert.

Um die XML-Struktur der PDF Datei einsehen zu können, klickt man PDF-Reader auf angehängte Dateien (i.d.R. Büroklammer hier am Beispiel Adobe Acrobat Reader).

Die XML Datei kann aus dem PDF heraus abgespeichert oder direkt mit Doppelklick (über einen Browser oder einen XML unterstützenden Editor) aufgerufen werden.

Aktuell existiert kein offizielles Validierungswerkzeug von einer zentralen Stelle, um ZUGFeRD Rechnungen inhaltlich prüfen und bewerten zu können. Bei der Implementierung von ZUGFeRD für die Loesungsbox haben wir uns für das Open-Source-Projekt Mustang entschieden. Die erstellten ZUGFeRD Rechnungen aus der Loesungsbox werden nach Mustang Regeln programmiert und geprüft.

Sollte der Fall eintreten, dass ein Rechnungsempfänger Mängel bei der Validierung einer Loesungsbox Rechnung reklamiert, so kann über die Funktion Trace der E-Rechnung abspeichern die technische Datenbasis für die Erzeugung der XML-Datei aus der Loesungsbox an die Loesungsbox Hotline zur Analyse und Optimierung gesendet werden. Wichtig ist hierbei zu erfahren welcher Validator dabei verwendet wurde.

Hierzu in der Rechnungsmaske (Kopfdaten) im Kontextmenü der jeweiligen Rechnung auf Trace der Rechnung abspeichern klicken.

Sollte die Reklamation einer Validierungsprüfung durch den Rechnungsempfänger berechtigt sein, optimieren wir die Logik der ZUGFeRD Rechnungsstellung in der Loesungsbox. Nach Erhalt eines Software Updates kann die ZUGFeRD E-Rechnung im System mit der optimierten Logik neu erzeugt werden, ohne dass an der grundlegenden fakturierten PDF-Rechnung eingegriffen wird bzw. der Vorgang storniert und neu erstellt werden muss.

Hierzu nach Erhalt eines Updates in der Rechnungsmaske (Kopfdaten) im Kontextmenü der jeweiligen Rechnung auf eRechnung erneut erzeugen klicken.

Sollte der Fall auftreten, dass bei der Fakturierung einer B2B Rechnung in der Loesungsbox Fehler in Bezug auf ZUGFeRD Bestandteile auftreten, so wird der Anwender nicht daran gehindert die Rechnung zu fakturieren. Wir befinden uns mindestens bis Ende 2025 in einer Übergangsphase für Kleinunternehmer und Selbstständige, in der niemand gezwungen sein wird, E-Rechnungen zu erstellen.

Daher soll der Anwender die Rechnung unbedingt fakturieren und versenden können. In diesem Fall wäre keine XML-Datei in der PDF-Rechnung angehängt. Die Fehlermeldung muss parallel dem Loesungsbox Support gemeldet werden, so dass der Fehler behoben und als Software Update eingespielt werden kann.

Hierzu nach Erhalt eines Updates in der Rechnungsmaske (Kopfdaten) im Kontextmenü der jeweiligen Rechnung auf eRechnung erneut erzeugen klicken, um die ZUGFeRD E-Rechnung in diesem Fall erstmalig erstellen und als Anhang in die im Archiv existierende PDF-Rechnung integrieren zu können.

Über den Kontextmenü der Rechnungslupe auf den Eintrag eRechnungsübersicht klicken.

und man erhält die komplette Auflistung aller ZUGFeRD E-Rechnungen im System:

Einen Überblick über alle fakturierten Rechnungen ohne ZUGFeRD Format, erhält man durch Filterung des Status nicht erzeugte eRechnungen.

In der E-Rechnungsübersicht können nach Erhalt eines Software Updates betroffene Rechnungen (nicht erzeugte E-Rechnungen) markiert sowie gesammelt neu (bzw. erstmalig) erzeugt werden.

So stellen wir mit der Loesungsbox sicher, dass unsere Kunden und Anwender bei Problemen mit ZUGFeRD Rechnungen ohne zeitlichen Verzug weiter arbeiten können. Die aufgetretenen Probleme im Umfeld von ZUGFeRD können im Nachgang schnell und einfach behoben können.