Viele Selbstständige und Kleinunternehmer stehen vor der Herausforderung, ihre ersten Rechnungen zu schreiben. Eine schnelle Google-Suche führt zu unzähligen Vorlagen in Word oder Excel, die als einfache und kostenlose Lösung beworben werden. Auf den ersten Blick scheint das eine praktische Möglichkeit zu sein, doch die Nutzung solcher Vorlagen birgt gravierende Risiken.

Im Internet finden sich zahllose Artikel und Angebote, die kostenlose Rechnungsvorlagen in Microsoft Word oder Excel bewerben. Erstaunlicherweise sind es oft gerade die Anbieter von Rechnungssoftware, die solche Vorlagen bereitstellen oder entsprechende Anleitungen schreiben.

Unternehmen wie Lexware, Sevdesk oder Fastbill nutzen diese Inhalte primär zu SEO-Zwecken, um neue Interessenten auf ihre Seiten zu locken. Doch das eigentliche Problem dabei? Diese Vorlagen sind keineswegs gesetzeskonform und können zu ernsthaften steuerlichen Problemen führen.

Seit 2017 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Diese Vorschriften verlangen, dass Rechnungen revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden. Eine Word- oder Excel-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie nachträglich geändert werden kann, ohne dass dies nachvollziehbar ist.

Ab 2025 kommt zudem die verpflichtende E-Rechnung in Deutschland für B2B-Geschäfte. Das bedeutet, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format (wie ZUGFeRD oder XRechnung) ausgestellt werden müssen. Eine simple Word- oder Excel-Rechnung erfüllt diese Anforderung nicht und ist damit nicht mehr zulässig.

• Fehlende Rechtskonformität: Die Nutzung von Word oder Excel entspricht nicht den GoBD-Vorgaben und könnte im Falle einer Steuerprüfung zu Problemen führen.
• Manipulationsgefahr: Rechnungen können nachträglich geändert werden, was zu Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt führen kann.
• Kein einheitliches Format: Besonders mit der Einführung der E-Rechnung sind strukturierte Rechnungen Pflicht – Word und Excel bieten diese Funktion nicht.
• Fehlende Automatisierung: Wer Rechnungen manuell erstellt, riskiert Tippfehler, doppelte Rechnungsnummern oder inkorrekte Berechnungen.

Anstatt sich auf unsichere Word- oder Excel-Vorlagen zu verlassen, sollten Selbstständige und Kleinunternehmer direkt auf eine professionelle Rechnungssoftware setzen. Die Loesungsbox ist speziell für diese Zielgruppe entwickelt und bietet eine zuverlässige, rechtskonforme und zeitsparende Lösung.

• GoBD- und E-Rechnung-konform: Automatische Erstellung revisionssicherer Rechnungen.
• Einfache Bedienung: Keine komplizierten Tabellen oder Formatierungen – alles ist intuitiv nutzbar.
• Automatische Nummerierung und Archivierung: Kein Risiko von doppelten Rechnungsnummern oder verlorenen Dokumenten.
• Integrierte E-Rechnungserstellung: Bereit für die gesetzlich vorgeschriebenen Formate wie ZUGFeRD.
• Zeitersparnis: Wiederkehrende Rechnungen, automatische Berechnung der Umsatzsteuer und viele weitere Funktionen, die den Alltag erleichtern.

Anbieter, die kostenlose Rechnungsvorlagen in Word oder Excel bewerben, handeln nicht im Interesse ihrer Nutzer, sondern nutzen dies lediglich als Marketingstrategie. Für Selbstständige und Kleinunternehmer kann die Nutzung solcher Vorlagen jedoch zu schwerwiegenden steuerlichen Konsequenzen führen. Die bessere Alternative ist eine professionelle Rechnungssoftware wie die Loesungsbox, die nicht nur rechtskonform ist, sondern auch den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Setze lieber von Anfang an auf eine sichere Lösung, die dich langfristig unterstützt und gesetzliche Anforderungen erfüllt!