Die Digitalisierung ist längst auch im Bereich der Rechnungsstellung angekommen, und das Thema E-Rechnung (elektronische Rechnung) gewinnt zunehmend an Bedeutung – nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Selbstständige und kleine Betriebe. In den letzten Jahren haben sich einige Änderungen ergeben, die Dich direkt betreffen könnten. Hier sind die wichtigsten Festlegungen und Pflichten rund um das Thema E-Rechnung, die Du beachten solltest.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung, die als PDF per E-Mail verschickt wird. Sie muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen und in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden. Typische Formate sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung. Diese Formate ermöglichen es, dass die Daten der Rechnung automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können – ohne dass sie manuell abgetippt werden müssen.

In der Vergangenheit war es noch üblich, Rechnungen als PDF-Dokumente zu versenden oder gar per Post zu verschicken. Doch im Zuge der digitalen Transformation, und vor allem durch EU-weite Richtlinien, wurde die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht – und das betrifft zunehmend auch kleinere Unternehmen und Selbstständige.

Besonders dann, wenn Du für öffentliche Auftraggeber arbeitest, bist Du inzwischen verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Dies gilt schon seit dem 27. November 2020 für Rechnungen über 1.000 Euro, die an öffentliche Stellen auf Bundesebene gestellt werden. Auch einige Bundesländer haben diese Pflicht bereits übernommen oder planen sie. Es wird also auch für Dich immer wahrscheinlicher, dass Du E-Rechnungen verwenden musst.

Je nachdem, ob Du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest oder nicht, gelten unterschiedliche Regelungen:

• Öffentliche Auftraggeber & B2B-Geschäfte: Wenn Du Rechnungen an Bundesbehörden oder andere öffentliche Stellen stellst, musst Du diese in einem elektronischen Format wie XRechnung einreichen. Ab dem 1. Januar 2025 wird diese Pflicht voraussichtlich für sämtliche B2B-Geschäfte in Deutschland eingeführt. Dies bedeutet, dass auch für Geschäfte zwischen privatwirtschaftlichen Unternehmen die E-Rechnung verpflichtend wird.

• Private Kunden: Aktuell gibt es für den B2C-Bereich noch keine generelle Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen, es sei denn, Dein Geschäftspartner verlangt dies ausdrücklich. Es ist jedoch ratsam, sich schon jetzt mit dem Thema zu beschäftigen, um künftig nicht in Zeitdruck zu geraten.

• Rechnungen unter 1.000 Euro: Momentan besteht keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Rechnungen unter 1.000 Euro. Dennoch könnte es auch hier sinnvoll sein, E-Rechnungen zu verwenden, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Wenn Du noch nicht mit E-Rechnungen arbeitest, fragst Du Dich vielleicht, warum Du den Aufwand überhaupt betreiben solltest. Hier ein paar Vorteile, die Dir die Umstellung bringen könnte:

• Effizienz: E-Rechnungen lassen sich automatisiert erstellen, versenden und verarbeiten. Das spart Zeit, sowohl bei Dir als auch bei Deinen Kunden.

• Fehlerreduktion: Da die Daten direkt digital verarbeitet werden, gibt es weniger Spielraum für manuelle Eingabefehler.

• Schnellere Zahlungseingänge: Durch den schnelleren Versand und die automatische Verarbeitung können Zahlungen oft schneller abgewickelt werden.

• Umweltfreundlich: Du sparst Papier und Druckkosten, und trägst so Deinen Teil zum Umweltschutz bei.

Es reicht nicht, eine Rechnung einfach als PDF per E-Mail zu verschicken. E-Rechnungen müssen strukturiert sein und bestimmte Daten in einem standardisierten Format enthalten. Dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Beschreibung der Lieferung oder Dienstleistung
• Netto- und Bruttobetrag sowie die Umsatzsteuer

Wenn Du die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber stellst, ist die Verwendung von XRechnung oder ZUGFeRD oft vorgeschrieben. Für private Geschäftspartner kannst Du auch andere Formate verwenden, solange diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Die E-Rechnung wird in den nächsten Jahren eine immer größere Rolle spielen. Die EU strebt eine flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung an, und Deutschland wird diesen Prozess schrittweise umsetzen. Es ist wahrscheinlich, dass auch für den B2B-Bereich bald eine generelle Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen besteht.

Wenn Du Dich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzt und Deine Abläufe anpasst, kannst Du später viel Zeit und Stress sparen.

Auch wenn die E-Rechnung aktuell noch nicht für alle Pflicht ist, wird sie in Zukunft immer wichtiger. Besonders wenn Du für öffentliche Auftraggeber tätig bist oder planst, das zu tun, solltest Du Dich jetzt schon mit der Umstellung befassen. Nutze die Gelegenheit, um die Effizienz Deiner Rechnungsstellung zu erhöhen, Fehler zu reduzieren und Deine Finanzen in Echtzeit besser im Blick zu behalten.

Es ist zwar eine Umstellung, aber langfristig lohnt sie sich – und wird ohnehin bald der Standard sein. Also: Fang am besten schon heute an, Dich mit E-Rechnungen vertraut zu machen, und bleib auf dem neuesten Stand, was zukünftige Regelungen betrifft!