In diesem Artikel erfährst Du, worin die Unterschiede zwischen den E-Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD liegen und worauf Du als Selbstständiger und Kleinunternehmer achten solltest.

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital erzeugte und übermittelte Rechnung, die nach festen Standards aufgebaut ist. Diese Rechnungen bieten Vorteile wie eine einfachere Verarbeitung, weniger Papierverbrauch und eine höhere Effizienz in der Buchhaltung. Ab 2025 sind elektronische Rechnungen für Selbstständige und Kleinunternehmer in Deutschland gesetzlich verpflichtend, insbesondere bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern. Dies betrifft auch den Austausch mit anderen Unternehmen (B2B-Bereich), wo E-Rechnungen nach und nach zur Norm werden.

Die XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Datenformat, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Sie wurde eingeführt, um den elektronischen Rechnungsversand an Behörden zu standardisieren, insbesondere im Rahmen der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung.

• Hohe Kompatibilität mit der öffentlichen Verwaltung: Da öffentliche Auftraggeber das Format vorgeschrieben haben, ist es Pflicht, bei Rechnungen an Behörden das XRechnungs-Format zu nutzen.
• Strukturiertes Format: XRechnung verwendet ein sehr detailliertes XML-Datenmodell. Dies erleichtert die automatische Verarbeitung der Rechnung, insbesondere durch ERP-Systeme.
• Pflicht in bestimmten Bereichen: Für viele öffentliche Aufträge ist die XRechnung bereits Pflicht, sodass Du dieses Format nicht umgehen kannst, wenn Du mit der öffentlichen Hand zusammenarbeitest.

• Kein hybrides Format: Die XRechnung enthält keine eingebettete PDF-Datei. Das heißt, sie ist für Menschen schwer lesbar und richtet sich primär an Maschinen und Softwarelösungen.
• Begrenzter Einsatz außerhalb der öffentlichen Verwaltung: Für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) oder mit Privatkunden ist die XRechnung eher unpraktisch und wird kaum verwendet.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das sowohl für die elektronische als auch für die manuelle Verarbeitung von Rechnungen geeignet ist. Es kombiniert ein strukturiertes XML-Datenformat mit einer visuell ansprechenden PDF-Datei.

• Hybrides Format: ZUGFeRD integriert ein XML-Datenmodell in eine lesbare PDF-Datei. Dies bedeutet, dass Menschen die Rechnung visuell prüfen können, während Maschinen das XML-Format auslesen und automatisch verarbeiten können.
• Breitere Anwendbarkeit: ZUGFeRD kann sowohl im öffentlichen als auch im privatwirtschaftlichen Bereich genutzt werden. Es eignet sich für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) sowie zwischen Unternehmen und Behörden (B2G).
• Vereinfachte Umsetzung: Da ZUGFeRD in eine PDF-Datei eingebettet ist, kannst Du das Format mit vielen Standard-Buchhaltungsprogrammen ohne größere Anpassungen nutzen.
• Zukunftssicher: Da ZUGFeRD sowohl für Maschinen als auch für Menschen nutzbar ist, gilt es als das zukunftsfähigere Format. Es vereint die Vorteile der strukturierten Datenerfassung mit einer einfachen visuellen Prüfung.

• Noch nicht in allen Bereichen anerkannt: Einige öffentliche Auftraggeber akzeptieren derzeit noch keine ZUGFeRD-Rechnungen, da sie auf das XRechnungs-Format bestehen. Dies wird sich mittelfristig allerdings zugunsten ZUGFeRD ändern.

Der größte Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt in der Lesbarkeit und Anwendbarkeit:

• XRechnung ist rein maschinenlesbar. Sie enthält nur XML-Daten und ist für die manuelle Überprüfung durch Menschen unpraktisch. Das Format ist sehr spezifisch für den B2G-Bereich, also für Rechnungen an die öffentliche Hand.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es kombiniert die Vorteile eines strukturierten XML-Datenformats mit einer PDF-Datei, die Du manuell prüfen kannst. Damit ist ZUGFeRD vielseitiger und kann sowohl im B2G- als auch im B2B-Bereich eingesetzt werden.

Da ZUGFeRD sowohl die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung als auch der Privatwirtschaft erfüllt, gilt es als zukunftsfähigeres Format. Es wird erwartet, dass ZUGFeRD mittelfristig die XRechnung ersetzen wird, da es die Flexibilität bietet, die XRechnung fehlt. Viele Unternehmen bevorzugen bereits jetzt das ZUGFeRD-Format, da es eine einfachere Implementierung und eine breitere Akzeptanz ermöglicht. In den kommenden Jahren wird die Akzeptanz von ZUGFeRD auch im öffentlichen Sektor steigen, da immer mehr Behörden erkennen, dass es effizienter und nutzerfreundlicher ist.

• Wenn Du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest: Setze bis auf Weiteres auf die XRechnung, da sie in diesem Bereich verpflichtend ist. Parallel kannst Du Dich jedoch auf ZUGFeRD vorbereiten, um den Übergang zu erleichtern.

• Für Rechnungen im B2B-Bereich: ZUGFeRD ist hier die bessere Wahl, da es flexibler und zukunftssicherer ist. Viele Unternehmen akzeptieren ZUGFeRD bereits, und es erleichtert den Übergang zu einem vollständig digitalen Rechnungsprozess.

• Wenn Du flexibel bleiben möchtest: Beginne, ZUGFeRD in Deine Buchhaltungssoftware zu integrieren. Damit kannst Du beide Anforderungen – die der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft – erfüllen und bist für zukünftige Entwicklungen bestens gerüstet.

Wir können beide Formate ab 01.01.2025! Die neuen Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen sind bereits in unserem GoBD Standard Basistarif integriert. Unsere Preise erhöhen sich dabei nicht. Uns ist weiterhin wichtig, dass Selbstständige und Kleinunternehmer einfach und günstig die gesetzlichen Vorgaben beim Rechnungen erstellen einhalten können!